Основой планирования предстоящего перехода является рейсовый план-график (voyage plan), в который включаются необходимые инструктивные указания, разъясняющие и уточняющие условия проведения предстоящего рейса.
Подготовка штурманской части к рейсу делится на два этапа:
1) предварительная подготовка;
2) окончательная подготовка.
На первом этапе подготовки к рейсу устанавливается: наличие навигационных карт и пособий на переход, наличие Конвенционных документов, наличие последних корректурных материалов для выполнения корректуры карт и пособий, исправность технических средств судовождения (при необходимости выполняется их ремонт с привлечением береговых специалистов), укомплектованность «Аварийной папки» и наличие «Расписания по тревогам» с выполненной корректурой (при смене экипажа), сроки переосвидетельствования спасательных плотов, огнетушителей, пенообразователя, дыхательных аппаратов, укомплектованность аварийного имущества, исправность судового оборудования и систем, обеспечивающих мореходность и живучесть судна, сроки действия судовых документов и квалификационных сертификатов экипажа и др.
На втором этапе производится изучение районов плавания, наносится на карты предварительная прокладка, а также анализируется ход выполнения мероприятий, намеченных на первом этапе подготовки к рейсу. Резолюция А.893(21) ИМО при выборе и проработке маршрута указывает на то, что на генеральной карте необходимо выполнить предварительную прокладку и произвести предварительный расчет рейса. Работу по выбору маршрута рейса заканчивают составлением на генеральной карте графического плана и расчетов на рейс. Изучение района плавания выполняется по подобранным и откорректированным по крайней мере на три дня пути картам, руководствам и пособиям с учетом требований хорошей морской практики. Протяженность изучаемой за один раз части маршрута следует разумно ограничить. При изучении района плавания капитан на генеральной карте наносит маршрут следования, перенести который на путевые и частные карты поручает одному из помощников (обычно это обязанность навигационного помощника).
После утверждения графического плана выполняют предварительную прокладку на путевых картах и уточняют предварительные расчеты на Рейс.
В соответствии с предварительной прокладкой на генеральной карте подбирают по "Каталогу карт и книг" необходимые для рейса карты и руководства для плавания. При подборе карт и руководств учитывают возможность изменения маршрута, заходов в порты и пункты, не предусмотренные планом, укрытия от шторма или вынужденного захода для устранения неисправностей и другие факторы, могущие повлиять на выполнение рейса. Тщательное выполнение предварительной прокладки во многих случаях определяет качество постоянного контроля за текущим местом судна на переходе.
Современные морские суда могут осуществлять плавание в довольно сложных погодных условиях. Тем не менее, капитаны иногда вынуждены для обеспечения безопасности плавания и сохранной перевозки грузов менять курс, скорость хода судна, следовать в обход опасной зоны или дрейфовать. При выборе пути перехода капитан должен помнить, что маршрут следования должен быть кратчайшим по времени, а не по расстоянию. Эффективность плавания судов в значительной мере зависит от выбора пути с благоприятными гидрометеорологическими условиями. Наиболее часто за определяющий показатель эффективности выбирают минимальную продолжительность рейса, при котором обеспечивается безопасность плавания. В этом случае плавание осуществляется по так называемому наивыгоднейшему пути.
В судовождении применяют два основных приема выбора оптимального пути:
1) использование специальных гидрометеорологических пособий, в которых даны сезонные рекомендованные пути;
2) определение пути плавания капитаном на основании гидрометеорологической информации, поступающей на судно. При определении оптимального пути необходимо на основании гидрометеорологической информации, передаваемой на судно, выбрать путь следования.
Капитану при выборе оптимального пути приходится рассматривать два наиболее характерных случая:
1) судно совершает плавание по рекомендованному сезонному пути. В этом случае маршрут будет с удлинением пути, на котором наблюдаются наиболее благоприятные условия погоды;
2)судно следует при общей благоприятной гидрометеорологической обстановке кратчайшим путем по дуге большого круга.
Плавание судна по оптимальному пути по рекомендациям Прогностических центров некоторыми компаниями широко используется.