До погрузки приемосдатчик багажного отделения обязан подобрать по документам весь предназначенный для отправки (погрузки) багаж. Погрузка производится только по перевозочным документам на багаж, с обязательной проверкой соответствия маркировки на местах с типографским номером перевозочного документа. Одновременно с багажом приемосдатчик багажного отделения сдает приемосдатчику в поездах и перевозочный документ.
Приемосдатчик в поездах производит прием багажа от приемосдатчика багажного отделения в багажный вагон и одновременно сличает маркировку багажных мест с типографскими номерами перевозочных документов и записями их в сдаточных списках; тщательно проверяет правильность и ясность заполнения перевозочных документов; по внешним признакам и по наименованию груза устанавливает, не относится ли содержимое багажа или грузобагажа к числу грузов, перевозка которых в багажных вагонах
запрещена; проверяет, соответствует ли запись в сдаточном списке фактическому наличию перевозочных документов и количеству принятых мест. Перевозочные документы на погруженный в вагон багаж и грузобагаж приемосдатчик в поездах подбирает по станциям назначения или перегрузки в отдельные пачки и записывает в сдаточный список по каждой станции выгрузки, который составляется в двух экземплярах. Сдаточные списки с подобранными к ним перевозочными документами хранятся в шкафу служебного отделения багажного вагона.
Для узловых станций приемосдатчик составляет отдельно два сдаточных списка: на багаж и грузобагаж, следующий назначением на станцию, и отдельно на транзитный багаж и грузобагаж, который после выгрузки будет отправлен далее. До прибытия на станцию выгрузки перевозочные документы подбирают по последней цифре их номера в нарастающем порядке (1,2, 3,4, 5, 6, 7, 8,9, 0),
что позволяет сократить время на поиск документа при выгрузке во время стоянки поезда.